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檢測報告中的常見問題

一份檢測報告有問題,出具報告的檢測機構有責任,委托方也有風險,輕者不能准確表達檢測過程、檢測結果、産品質量,嚴重者可能因爲檢測報告的無效給企業帶來質量風險,所以如何識別檢測報告的有效性對于工程師提出了一定要求。 

檢測報告中的常見問題

1、檢測報告信息量不足或信息有誤

《檢驗檢測機構資質認定評審准則》中對檢驗檢測報告應包含的內容作了明確規定。檢驗檢測報告應至少包括下列信息: 标题; 资质认定标志,检验检测专用章; 检验检测机构的名称和地址; 检验检测报告的唯一性标识和每一页上的标识; 对所使用检验检测方法的识别; 检验检测样品的状态描述和标识; 样品的接收日期和进行检验检测的日期; 抽样计划和程序的说明; 检验检测检报告批准人; 检验检测结果的测量单位; 检验检测数据、结果仅证明所检验检测样品的符合性情况等。

目前大多數檢驗檢測機構的報告編制仍爲人工錄入電腦或業務管理軟件,在信息錄入過程中不可避免會出現漏填或輸入錯誤現象,如果檢驗檢測報告中的信息量不充分或信息出現錯誤,就會導致報告內容不實,與樣品或檢測結果無法對應,甚至會造成檢驗檢測報告無效的情況。因此,報告信息量的充分性和准確性是檢驗檢測報告質量控制的關鍵點之一。

2、超範圍使用資質標識

《檢驗檢測機構資質認定管理辦法》( 质检总局第163号令) 中明确规定,严禁检验检测机构出具超出资质认定证书规定的检验检测能力范围的报告,违反者将受到相应的处罚。

《實驗室認可規則》CNAS -RL01: 2016 也明确规定实验室应在其获认可范围内出具证书或报告。超出资质范围出具检验检测报告的行为将被视为非常严重的实验室失信行为,也将受到认监委、认可委等机构严厉的惩罚。在每年针对检验检测机构的专项检查中,超范围使用资质标识也是检验检测机构中发现较多、较严重的問題。因此,嘉峪检测网提醒,检验检测机构在进行合同评审时,应严格核对本机构的资质情况,只有报告中包含的所有检测项目均获得资质,才可以在检验检测报告上加盖相应资质标识,这是合同评审以及报告生成时应控制的关键点。

3、檢驗檢測依據錯誤

此類問題主要有以下兩種: 一是报告中的检测依据与委托方要求的不一致。实验室人员有时会忽略委托合同书的要求,按照习惯对检测参数用实验室常用的检测方法进行检测,但并不是客户要求的方法;或是客户要求的方法不适用却没有及时和委托方沟通,造成委托合同与检测报告的依据不一致。二是实验室使用作废的检测方法进行试验并出具报告。有些行业领域的标准更新速度较快,标准较多且复杂,例如食品领域,实验室标准查新如果不及时,未进行方法更新和证实,就容易出现使用作废标准的情况。

檢測方法和檢驗依據是實驗室工作的前提和基礎,使用正確的檢驗檢測依據是保證出具有效報告的重要保證,檢驗檢測機構應注意檢驗檢測依據的正確使用,防止由于依據和方法錯誤導致的報告無效。

4、檢驗結論不規範

檢驗結論是檢驗檢測報告的核心,是委托方關注的重點,准確、清晰、明確、客觀,易于理解的檢驗結論是檢驗檢測機構對外推送信息是否有效的根本保證。檢驗結論一般分爲兩種,一是明確産品全部或部分項目合格與否的結論,二是只提供測試數據,不作産品合格與否的結論。需要注意的是,如果未對産品做全項檢驗,應對所檢項目出具檢驗結論,而不應對整個産品或整批次産品作出結論,這是對檢測真實性的要求,也是檢驗檢測機構自身免責的需要。檢驗檢測機構開展由客戶送樣的委托檢驗時,還應聲明檢驗檢測數據和結果僅對來樣負責。如檢驗檢測機構出具作爲科學研究等用途的報告,且檢測項目未獲得資質時,不應加蓋檢測資質印章,同時應對所提供數據只用于科學研究等其他用途予以說明。

5、分包項目未在報告中注明

檢驗檢測機構需分包檢驗檢測項目時,檢驗檢測報告中應體現分包項目,並予以標注。分包的情況分爲兩種,一種是“有能力的分包”,指拟分包的项目已有资质,但因工作量急增、关键人员暂缺、設備設施故障、环境状况变化等原因,暂时不满足检验检测条件而进行的分包。这种情况需经客户同意,出具的报告中应明确分包项目,并注明分包方的名称和资质认定许可编号。另外一种是“没有能力的分包”,指拟分包的项目未获得资质。嘉峪检测网提醒,此种情况若经客户许可,可将分包方的检验检测数据、结果纳入自身的检验检测报告中,但在报告中应明确标注分包项目,且注明自身无相应资质认定许可技术能力,并注明分包方的名称和资质认定许可编号。

在實際工作當中,有些檢驗檢測機構往往忽視了對分包工作的描述,得到的分包結果直接錄入到最終的檢驗檢測報告中,並沒有對分包方進行注明,或標注的不夠明確、規範。這都是不符合資質認證評審准則要求的不規範報告。

6、原始記錄不規範或信息量不足,無法追溯

記錄是爲已完成的活動或達到的結果提供客觀證據的文件。實驗室記錄的作用主要是爲檢測工作的過程提供客觀證據,爲預防和糾錯的溯源提供依據。原始記錄是實驗室記錄中技術記錄的一種,能夠對檢測過程進行複現,是檢測工作活動軌迹的客觀證據,是形成檢驗檢測報告的原始憑證。完整、真實、准確的原始記錄是檢驗檢測結果有效性和可追溯性的重要保證。

原始記錄設計應規範合理,信息量應充分、可溯源。除試驗數據和檢測結果之外,還要對所用檢測方法、儀器設備、標准物質、環境條件、試驗參數、樣品標識及其狀態、檢測觀察過程及其計算公式、測試過程中的異常現象等進行如實記錄。此外,檢測人員和複核人員簽字、頁碼標識、更改的規範性等也是原始記錄中容易忽視的問題。

7、原始記錄幾個人(幾級)簽字?

 一般實驗室的原始記錄上有的簽字爲:檢測/校准人、校核人、審核人。

原始記錄真正只需兩個人(兩級)簽字:操作人員和結果校核人員,

依據:ISO/IEC170254.13.2.1

實驗室記錄應包括負責抽樣的人員、每項檢測和/或校准的操作人員和結果校核人員的標識。

注意:操作人員一定要出現在原始記錄上,這個是毫無疑問的,校核人員指現場一起做試驗的人員,這個也絕對不能去掉(條款有規定,實際也不能去掉)、可以去掉審核人員,那有人說我就要保留審核人員,我就要做三級簽字,這個當然沒有問題,只是操作人員和結果校核人員絕對不能少。

8、報告、證書幾個人(幾級)簽字?

一般實驗室的報告證書上的簽字爲:編制人、審核人、批准人。

報告、證書上的簽字真正需要兩個人(兩級)簽字:檢測和校准人員、批准人

依據:《实验室资质认定评审准》5.8.2

檢測和/或校准报告应至少包括下列信息:j) 檢測和/或校准人员及其报告批准人签字或等效的标识;

ISO17025 . 10.2

檢測報告和校准證書除非實驗室有充分的理由,否則每份檢測報告或校准證書應至少包括下列信息:

檢測報告或校准證書批准人的姓名、職務、簽字或等效的標識;

注意:报告的批准人一定不可少,一般为授权签字人批准。报告的编制人有时不一定是检测(校准)人,当然有的实验室规定编制人必须是检测(校准)人,审核人不一定是必须的,可以去掉,但是如果一定要加进来,报告做三级审核,也是没有問題的,但是檢測和校准人员、批准人必不可少。

9、缺漏性問題分析

檢測報告缺漏性問題歸納起來分五類:圖片缺漏、信息缺漏、標識缺漏、簽名缺漏、不規範性缺漏。

1.1圖片缺漏

較常見的問題是樣品外觀檢查後,有其試驗後照片,而缺少其試驗前照片。僅要求檢查樣品試驗後的外觀時,報告是否必須附上其試驗前的照片呢?

很多檢測報告都有檢查試驗後樣品外觀的要求,這本身就蘊含了將樣品試驗後與其試驗前的外觀進行比較查看、看其是否發生變化的要求。因此,試驗前必須要檢查樣品外觀,而檢查結果在報告中的體現形式,便是照片或文字描述。由于報告給出的結果只是試驗後樣品外觀的描述,而檢測依據、檢測環境、檢測條件要求、試驗過程等又不涉及試驗前,樣品接收時類似“收樣時樣品外觀完好”這樣的籠統描述也不能等同于樣品試驗前外觀描述,所以通常整份報告並無試驗前樣品外觀描述。因此,試驗前樣品照片幾乎是唯一能體現檢查了試驗前樣品外觀的證據,而且照片也比簡單的描述更加客觀可信。樣品經曆試驗後,若外觀有變化,如生鏽、長黴、破損等,則試驗前照片就必不可少。

只有同時擺出樣品試驗後和試驗前不同的外觀照片對比,才能直接客觀地證明樣品是經曆了某試驗才導致的外觀變化。若樣品外觀無變化,其試驗前照片則是試驗前進行了外觀檢查的直接證明,若缺失此項,則說明試驗體系運行和檢測程序有問題。這一問題之所以頻繁出現,主要在于試驗人員或報告編制人只關注到技術要求中外觀檢查是在試驗後,而忽視了在外觀檢查中,試驗後的樣品有一個比較對象,即試驗前的樣品。

比較對象的缺失自然就導致報告的客觀證據不足,信服力減弱,檢測結果的可信度大爲降低。綜上所述,報告中必須同時附上試驗前和試驗後的樣品照片以進行更直觀的比對,這既是展示檢查結果的一種客觀證據,又是體現檢測程序完整和體系運行無誤的有力證明。

1.2信息缺漏

1)漏掉必要信息

例如

①報告無檢測日期;

②報告無檢測結果;

③報告中某測試表中“溫度”、“濕度”、“大氣壓力”空白未填。

認可准則都明確要求檢測報告應包括檢測日期、檢測結果,且規定了當相關的規範、方法和程序有要求或對結果的質量有影響時實驗室應記錄環境條件,在測試表中都已設置了“溫度”、“濕度”、“大氣壓力”等環境條件欄目,更應當填寫。

2)遺漏提及的內容

例如:

①報告正文提到某內容“見附表X”,但整篇報告中無附表X;

②委托書中勾選了某檢測標准,但報告未提及該標准;

③歸檔文件核對清單注明某內容入報告,但報告中無該內容。

3)缺少標注說明

例如:

①某測試進行了多次,但報告的數據記錄頁中未注明是第幾次測量,結果有兩頁數據記錄內容一致無法區別;

②多方向的振動試驗報告中的試驗曲線圖未標注是哪一方向的。上述案例不符合准則要求的觀察結果、數據應能按照特定任務分類識別或注明名稱,缺少這樣的標注說明直接造成數據記錄、圖片的混淆不清,容易引起誤解。

4)描述不全

例如:

①報告中“技術要求”未描述委托書附件描述的電壓頻率和電壓施加過程的要求;

②報告中合格判據未提及委托書中提到的“無可見損傷,標記清楚”;

③報告結論僅描述爲“合格”或“不合格”。描述不全這種問題會引起審核員對檢測過程、檢測結果的質疑,易在發生質量爭議時導致報告無效。尤其是合格判據這麽重要的信息都描述不全,給出的檢測結果更要劃上一個大大的問號。而案例③的結論描述存在明顯漏洞,應針對檢測項目予以具體描述。

5)編號、符號、日期不全

例如:

①英文報告編號尾號漏掉“(E)”;

②報告中標准未注明年號;

③報告中“相對濕度”漏寫“%”;

④某報告檢測時間爲2013.1.16-2013.1.23和2013.6.17-2013.6.24,所有儀器設備均未列出使用日期,計量有效時間也均只有有效截止日期,如有3個測試儀的計量有效期分別至2013-3-13、2013-3-11、2014-3-14。

案例①、②、③問題性質較輕微,但很常見,應予注意。由于不同儀器設備計量有效期時長不同,所以只有截止日期時無法推測出計量開始日期,案例④的檢測時間有兩個時間段,計量有效時間又缺少計量開始日期,也沒有儀器設備使用日期,故無法知悉儀器設備使用時是否在有效期內。

1.3標識缺漏

標識缺漏這類問題通常表現爲:

①入報告作爲附錄的檢測記錄無唯一性標識;

②報告結束處未標明終止號。

問題①中的唯一性標識包括文件識別號、報告編號、頁碼。首先,檢測記錄作爲一種文件,應有與其他文件相區別的文件唯一性標識,即文件識別號;其次,檢測記錄既入報告,則爲報告的一部分,應有與其他報告相區別的報告唯一性標識,即報告編號;再次,檢測記錄的每一頁應有與其他頁相區別的頁面唯一性標識,即頁碼。這三種標識共同組成了作爲報告附錄的檢測記錄的唯一性標識,三者缺一不可,否則既不符合質量管理體系要求,又不符合檢測實驗室要求,而且容易引起混淆,造成混亂。

問題②沒有明確報告是否已結束,從而可能導致某種不確定性和誤解,基于此,標准准則均明確提出檢測報告結束處要有清晰的標識。

1.4簽名缺漏

漏签名这种問題虽少,但問題性质往往很严重,一般而言,报告编制、审核、批准漏签名的情况基本没有,但要谨防报告出现这两种情况:

①三方會簽漏簽名;

②試驗日志記事人未簽名。

1.5不規範性缺漏

在各种质量审核检查中,最常见的一种不规范性缺漏問題是“有欄目空白未填”,如表格有空白欄、“備注”欄空白未加“/”等。

这种問題极其普遍,不仅多见于报告,在原始记录、委托书、试验单、传递卡、合同评审表、监督记录、样品登记表等各种报告相关资料中更是比比皆是。这一問題看似微不足道,实则仍会带来不确定性:空白栏是应该填写但遗漏未填呢,还是没有内容应打上“/”呢?

另外,還存在著報告中測試記錄頁面表格“結論”欄“合格”印章的印迹殘缺不全、模糊不清的現象。作爲報告中最重要的部分,報告結論必須清楚明確,印刷或印章字迹也必須清晰完整。否則會造成報告質量大打折扣,並且影響檢測機構的科學嚴謹的形象。因此,報告編制者應有科學規範的意識和嚴謹認真的態度,出具的報告不應有任何模棱兩可或有不確定性的地方。

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